Adatnyilvántartás az Excelen túl: hogy vezesd okosan a céged ügyeit?

Nem beszélve arról, hogy a céges ügyek effektív menedzselése a hasznosságán túl professzionalitást is sugall a külsős partnerek és ügyfelek irányába. Pontosan emiatt szentelünk külön bejegyzést a megvalósítás lehetőségeinek.

Adatnyilvántartás: milyen lehetőségek állnak rendelkezésre?

A vállalkozásod tartós sikerét megcélozva be kell látni, hogy a papíralapú dokumentáció ideje rég lejárt. Olyannyira, hogy ma már az Excel-táblák tucatjaiban történő adatkezelés is egyre inkább elavultnak tekinthető. De akkor mit lehet tenni, merre induljunk?

Az adatnyilvántartás lehetőségei között mérlegelve a kulcsszó egyértelműen az optimalizálás. Tudatosan meg kell azt vizsgálni, hogy a vállalkozás napi ügymenetével járó adatok menedzseléséhez mi jelenthet időbeli, hatékonyságot eredményező és többletbevételt hozó megoldást. Szempont az adatok hozzáférhetősége, biztonsága és minél praktikusabb felhasználása.

Az adatnyilvántartás modernizálásához olyan lehetőségekben érdemes gondolkodni, amelyek az egyéni hatékonyságon túl a csapaton belüli ügymenetet is elősegítik. Ma már egyre inkább célszerű a felhőalapú rendszerekben és szoftverekben gondolkodni – pláne azért, mert ezek segíthetnek a céges ügyek okosabb vezetésében. Ezektől nem kell megijedni, ma már egyszerűen igénybe vehetőek a managed services szolgáltatások, amelyek megadják a cégvezetés modern alapjait, ami általában az adattárolásnál kezdődik.

Hogy vezesd okosan a céges ügyeket?

A céges ügyek vezetése kapcsán a kulcsszó az átláthatóság, a hatékonyság és a fenntarthatóság. A fogalomkörbe egyaránt beletartozik az adatok tárolása, azok egyszerű elérése, illetve felhasználása. Lehetőleg biztonságos formában, produktívan támogatva a munkatársak feladatait. A kivitelezést ezért ideális esetben precíz tervezőmunka előzi meg. Fel kell mérni a cég működését meghatározó feladatokat – célszerű modellezni ezek lefolyását, megkeresve az optimalizálás és a hatékonyságnövelés lehetőségeit.

Az úgynevezett produkciós rendszerek implementálása önmagában is mérföldkő lehet. Megteremtve a szintlépés lehetőségét a szervezeten belüli, illetve az ügyfeleket érintő ügyekben. Szorosan ide kapcsolódik a felhőalapú adattárolás bevezetése is, mint az egyik legfontosabb lépés a vállalkozást érintő folyamatok fenntartható menedzselését illetően.

Felhőalapú adattárolásra áttérve minden szükséges adat hozzáférhetősége könnyebbé válik, miközben az adatbiztonság magasabb szintre léphet. A felhőalapú rendszerek bevezetése más szempontból is célravezető: egyszerre válhat hatékonyabbá a kommunikáció, az adminisztráció és a monitoring. Méghozzá helytől és időtől függetlenül. Persze ahhoz, hogy az eddig alkalmazott megoldások helyett mostantól felhőben működjenek a céges folyamatok, a felhőmigráció kivitelezése is áthidalásra váró kihívást jelent. Aminek a megoldására megéri rászánni minden erőforrást. Pláne annak fényében, hogy ma már nem is a versenyelőny, hanem a versenyben maradás múlhat ezen.

A céges folyamatok, feladatok és ügyek kezelésének XXI. századi korszerű keretrendszerét pedig a fent említett managed services típusú szolgáltatások adhatják meg. Dobozos megoldások helyett inkább a cég struktúrájához igazítva a választott szoftverek és szolgáltatások mindegyikét.

Felmerülhet persze kérdésként, hogy ez a fajta átállás házon belül, vagy külsős segítséggel menedzselhető-e hatékonyabban – úgyhogy rögvest megnézzük ezt a kérdéskört is.

Melyek a menedzselt szolgáltatásnyújtók előnyei?

A kulcsszó a menedzselt szolgáltatásnyújtók esetében is az optimalizálás. Őket választva anélkül segíthető elő a céges ügyek hatékony menedzselése, hogy indokolatlanul korlátozva lennének a szervezeten belüli erőforrások.

A menedzselt szolgáltatásnyújtók mellett szólhat előnyként, hogy hozzáadott értékkel bírnak a munkafolyamatok fejlesztésében. Ami legtöbbször a lényegi folyamatok egyszerűsítésében nyilvánul meg, méghozzá az automatizáció által, ami szintén elengedhetetlen kulcsszó, ha adatnyilvántartásról és céges folyamat optimalizálásról van szó. Szerencsére egyre több példát látni olyan vállalkozásokra, ahol az adatnyilvántartás korszerűsítése után számszerűsíthetően javultak a cég működését reprezentáló KPI-mutatók.

Mi lehet tehát a céges ügyek okosabb vezetésének a kulcsa?

Mindenekelőtt érdemes felülbírálni a jelenleg alkalmazott gyakorlatokat és folyamatokat. Különösen akkor, ha még mindig papíralapon vagy Excel-táblák útján történik az adminisztráció. Legjobb a folyamatok modellezésén keresztül vizsgálni a szintlépés lehetőségeit.

Megéri ezt a tervezőmunkát akár külsős segítség igénybevétele mellett megtenni. Különös tekintettel a menedzselt szolgáltatásnyújtókra, akik könnyen jelenthetik az eredményes megvalósítás kulcsát.