Egyelőre azonban Magyarországon még többségben van az ajtóval elzárt, kisebb, úgynevezett cellás elrendezésű típus, a néhány működő nyitott terű iroda is többnyire külföldi multik leányvállalatainak székhelye. A cégek többsége ugyan váltana egyterű irodákra - kismértékben növekszik is ezek száma -, de itthon a változásnak gátat szab az alkalmazottak ragaszkodása a saját kuckóhoz. A közvélekedés szerint a közös munkatér nehezíti a koncentrációt, ráadásul a magyar dolgozói mentalitás szerint a privát szférába való súlyos beavatkozás, hogy bárki bármikor rálát a monitorra.
Valójában a nyitott terű irodatípus terjedése nem kizárólag a dolgozók folyamatos felügyeletét teszi lehetővé, bár kétségtelenül megvan ez a jellegzetessége is.
Az elmélet szerint a nyitott terű irodában optimális a munkatársak közötti kommunikáció, és a csapatmunkát is segíti, hogy nemhogy másik helyiségbe nem kell átmenni, de sokszor még az asztaltól sem kell felállni ahhoz, hogy egy problémát megbeszéljünk a kollégákkal. A csapatmunkát serkentő irodaelrendezés non plusz ultrája, amikor nem is egy ember ül egy asztalnál, hanem több alkalmazott osztozik egy nagyméretű bútoron. Ennek megfelelően egymással szemben vagy egymás mellett, fal vagy bármilyen más térelválasztó nélkül dolgoznak.
Pedig a közös térben az intimitás, a saját tér megtartásának utolsó eszköze a legtöbbször parapetmagasságig épített paravánokból álló elválasztók rendszere. Falnak nevezni túlzás lenne ezeket, mert a teljes rugalmasság jegyében sokuk könnyen mozgatható. Így szükség esetén kialakítható egy csoport vagy egy elmélyülést igénylő egyéni feladat számára elzárt terület.
A hierarchia sem számít
A nyitott terű irodák kialakítása minden esetben a munkafolyamatokra épül. A kommunikáció lehető leghatékonyabb áralmásának, irányának biztosítása még a cégen belüli hierarchiát is felülírhatja. A vezető gyakran beosztottai között foglal helyet, így részese a folyamatok egészének és az információáramlásnak. Ha mégis külön helyiségben dolgozik, akkor viszont javasolt ott egy nagyobb, megbeszélésekre alkalmas, jól körülülhető asztalt elhelyezni.
Szakemberek azt is bebizonyították, hogy a munkateljesítményt tovább növeli, ha az alkalmazottak nem mindig ugyanazon a helyen dolgoznak. Emiatt néhány haladó szellemű cégnél nem csak saját szobája, saját asztala sincs a munkatársaknak. Reggelente a dolgozók a szabad helyek, a hangulatuk vagy az aznapi elvégzendő feladat szerint választanak helyet, alakítanak csoportot. Ezzel a megoldással azonban még tovább csökken a magyar munkavállalók számára még mindig fontos irodai privát szféra. Elvész annak a lehetősége, hogy személyesebbé tegyék közvetlen munkakörnyezetüket. Legtöbbünk számára elképzelhetetlen egy olyan iroda, ahol az asztalon vagy a környező falakon nincs néhány személyes fotó, saját cserepes növény.
A nyitott terű irodákban ráadásul összességében kevesebb hely jut egy emberre. Amerikában átlagosan tíz-tizenegy négyzetméter, Európában tizenhárom, Magyarországon pedig még ennél is több a jelenleg megszokott tér, ennek csökkenését az egy légterű kialakítás ellensúlyozza.
Még a legrugalmasabb irodában is szükség van azonban néhány külön helyiségre. A tárgyalások lebonyolításának például biztosan nem kedvez, ha közben a hivatal teljes személyzete nyüzsög körülöttünk. Az open space irodákban azonban a szükségszerűen elzárt terek is többségükben csak félig zártak. A tárgyalók falát átlátszó vagy legalább áttetsző üvegből készítik, sok helyen pedig nem is állandóak ezek a "cellák", csak szükség esetén varázsolnak zárt teret.
Bizonyított tény, hogy az iroda dizájnja erőteljes hatással van a dolgozók teljesítményére. Emiatt egyre több cég alkalmaz külső szakembereket, akik a dolgozók szokásait és a cég profilját is figyelembe véve alakítják ki a belső elrendezést és a stílust.
A nyitott terű irodákban azonban számos részlet kulcsfontosságúvá válik. Elengedhetetlen például a körültekintő akusztikai tervezés, hiszen csak így ellátható a kettős funkció: a kommunikáció és vele párhuzamosan az egyéni koncentráció. Sokan képtelenek hangzavarban a munkájukra figyelni. Az alapzaj megfelelő belsőépítészeti kialakítással csökkenthető, aki pedig semmiképp nem tud koncentrálni, fülhallgatóval és számára megfelelő zenével védekezhet.
Azt azonban a cégvezetők és a belsőépítészek is elismerik, hogy a nyitott terű irodában dolgozóknak a nap folyamán szükségük van nyugodtabb környezetre is. Ezért külön pihenőszobákat alakítanak ki, ahol kényelmes, otthonos és csöndes környezetben van lehetőség pár perces feltöltődésre.
- timár -
Fotó: Förster Tamás
A képeken a www.hg.hu szerkesztősége és a Kirowski Digitális Marketingügynökség irodája látható.
A cikk a Piac és Profit áprilisi számának NHD mellékletében jelent meg.
