Igyekeztem diplomatikusan és gyorsan elsimítani a dolgot, de ahogy az egyik levélíró, aki sajnálkozását fejezte ki a tévedés miatt, megjegyezte: olyan volt az egész helyzet, mint amikor valaki alsónadrág nélkül táncol az utcán.
Mára az internetes levelezés a kapcsolattartás egyik fontos terepévé vált. Valakinek egyenesen elképzelhetetlen a reggeli kávé szürcsölése a napi emailek elolvasása nélkül.
Nem árt azonban tisztában lenni az internetes levelezés néhány alapszabályával, nehogy a fent említettekhez hasonlóan, kellemetlen, kínos pillanatok részeseivé váljunk amiatt, hogy nem hallottunk még a netikettről.
- Az email lényege a gyorsaság, így lehetőség szerint ne várakoztassuk soká levelezőpartnerünket a válasszal.
- Illik kitölteni -informatív módon- a Subject (tárgy) mezőt is.
- Vigyázzon az email cím megadásával. Sok kellemetlenséget okozhat egy rossz helyre küldött levél!
- Ha elmondható három szóval, akkor mondja el három szóval. Igyekezzen tömören, röviden fogalmazni. Az email olvasása, főleg, ha rétestészta hosszúságú, rendkívül fárasztó lehet.
- A levél írásakor használjuk vegyesen a kis- és nagybetűket is.
- Nem illendő a Caps Lock billentyűn rajta felejteni az ujjainkat. A csupa nagybetűs szöveg kiabálást jelez, ráadásul olvasni is kimerítőbb
- Óvatosan a humorral! Az írásban megejtett humoros megjegyzések másként hatnak itt, mint egy személyes beszélgetésben. Használjon smiley-kat, ezzel egyértelművé teheti szándékát, de bánjon velük takarékosan.
- Az emailben célszerű diplomatikusabban fogalmazni, mert írásban erőteljesebben hatnak a gondolatok, kritikus megfogalmazások.
- Ha szükséges, az automatikus válaszfunkció segítségével idézzünk levelezőpartnerünk leveléből. Ez főleg a válaszadásnál lehet hasznos. Ám ne essünk túlzásokba, csak a lényeges részeket emeljük ki a másik leveléből.
- Gondolja át, mielőtt elküldené a levelét, hiszen amit elküldött, az visszavonhatatlan...
- Csak nyugodtan. Ne küldjön indulatos leveleket (flame), akkor se, ha épp provokálják Önt. Provokatív, indulatos levelekre pedig jobb, ha nem válaszol.
- Jól gondolja meg, mit ír le egy emailben. Könnyen továbbküldhető másnak is...
13. A levél végén ne felejtsünk elköszönni, ha szükséges, rövid névjegyet is megadni (ami négy sornál ne legyen hosszabb).
K.V.
