Kezdjük az alapos tervezéssel!

Sőt, kezdjük a minél korábbi tervezéssel! A konferenciák világában duplán igaz, hogy aki korán kell, aranyat lel. A legjobb termek, konferenciaközpontok például akár évekre, hónapokra előre be vannak táblázva, márpedig egy jó helyszín már fél siker. Arról nem is beszélve, hogy a sztárelőadók is zsúfolt naptárral rendelkeznek, ezért időben fel kell kérnünk őket, hogy részt tudjanak venni a mi eseményünkön.

A helyszín meghatározásánál több szempontot is figyelembe kell vennünk. A teljesség igénye nélkül ilyen lehet a méret, a lokáció vagy éppen a felszereltség. Arra is gondoljunk, hogy a kiszemelt terem vagy épület illeszkedik-e a konferenciánk imidzsébe. Egész más hangulata van például egy modern üvegpalotában rendezett konferenciának, mint egy klasszikus, polgári miliőben megtartott rendezvénynek.

Az optimális időpont kiválasztása legalább olyan kemény dió, mint a helyszíné. Muszáj alkalmazkodnunk az előadók elérhetőségéhez, ezért célszerű minél előbb felvenni a kapcsolatot azokkal, akiket mindenképpen szeretnénk meghívni. Gondolkodjunk ugyanakkor a közönség fejével is: vajon mikor érhetnek rá, mikor számolhatunk több érdeklődővel? Nyáron például sokan a szabadságukat töltik, és nem akarnak konferenciákra járni, míg az év vége, az ünnepek környéke mindenkinek zsúfolt időszak.

Mire figyeljünk a szervezésnél?

Az alábbi aspektusokat sorra véve szinte mindenre felkészülhetünk a konferenciánk kapcsán.

Legyenek izgalmasak az előadások

A konferenciaszervezési feladatok között ez okozhatja a legtöbb fejfájást. Olyan előadókra van szükségünk, akik egyrészt kimagasló tudással rendelkeznek a szakterületükön, másrészt pedig képesek az ismereteiket szórakoztató formában átadni a hallgatóságnak. A száraz, unalmas előadások villámgyorsan kedvét szegik a közönségnek, de persze az sem szerencsés, ha a kellő szakmaiság hiányzik az előadásokból, beszélgetésekből. Ha tehetjük, nézzük meg a meghívottak korábbi előadásait videón, hogy lássuk, milyen stílust képviselnek.

Rendelkezzünk konkrét menetrenddel

Sok rendezvény azért válik kaotikussá, mert a szervezők nem fektették le előre, hogy mikor minek kell történnie. Az ad hoc megoldások nem igazán működnek egy kisebb konferencia esetében sem, egy nagyobb rendezvényen pedig garantált a fejetlenség forgatókönyv nélkül. A menetrend nem csak annyiból áll, hogy meghatározzuk az előadások sorrendjét. Pontosan tudnunk kell, hogy mikor jönnek a szünetek, mi történik az egyes programok között, mikor van lehetőség kérdezni az előadóktól és így tovább.

Hagyjunk időt a kapcsolatépítésre

A konferenciát ne úgy képzeljük el, mint egy passzív eseményt, ahol az előadó beszél, a közönség hallgat. Egész biztos, hogy lesznek kérdések az előadások után, és arra is készülnünk kell, hogy az emberek keresni fogják egymás társaságát. Persze csak akkor, ha a menetrend erre lehetőséget biztosít számukra. Néhány hosszabb szünet beiktatása tehát nyerő lehet, ekkor a közönség és az előadók szabadon beszélgethetnek.

Apróságok a sikerért

Egy konferencia könnyen elcsúszhat azon, ha nem figyelünk a részletekre. Gondoljunk csak abba, hogy milyen bosszantó, ha lassú és nehézkes a beléptetés vagy éppen nincs elegendő hely a közönség méretéhez képest. Ugyanilyen kellemetlen lehet, ha nem készülünk tökéletes technikával a rendezvényünkre. A profi hangosítás elengedhetetlen, ahogy az is, hogy a vetítés zökkenőmentes legyen. Egy nagyobb helyszín esetében esetleg LED-falakra is szükségünk lehet, hogy a színpadtól távolabb állók, ülők is láthassák az eseményeket.

Bár egy konferencia alapvetően nem az evésről, ivásról szól, a catering mégis olyan szempont, amit kellő alapossággal kell megszerveznünk. Nemcsak az étel, a sütemények vagy a kávé minősége számít, hanem az is, hogy mennyire udvarias, segítőkész a személyzet, vagy éppen az, hogy mennyit kell sorban állni egy pogácsáért vagy üdítőért. Kifejezetten kínos, ha már az első órákban elfogy az étel, ital, ezért inkább felültervezzük a kínálatot.

Végül azt se felejtsük, hogy egy konferencia egyben önmarketing is. Bátran jelenítsük meg a brandünket az események akár roll-upok formájában vagy éppen a kivetítőkön. Akár brossúrákkal is készülhetünk az eseményre, amit minden vendég hazavihet, vagy kihelyezhetjük a termékünket egy-egy pultra. A konferencia után pedig foglalkozzunk az utánkövetéssel: kérjünk visszajelzést a résztvevőktől, küldjünk számukra valamilyen kisebb meglepetést vagy promózzuk a következő rendezvényünket.

Érdemes profikra bízni a feladatokat

A konferenciaszervezési feladatok igen sokrétűek, és nem egy közülük komolyabb szaktudást igényel. A cateringet, a hangosítást vagy a kivetítést aligha tudjuk saját erőből megoldani. Érdemes tehát a feladatok egy részét vagy akár a teljes szervezést profi cégre bízni.