Napi kommunikációnk jelentős része ma már írásban zajlik, az üzenet pontos kódolása azonban nehézségekbe ütközhet a nem egyezményes jelek, emojik használata miatt. Gyakran megesik, hogy félreértünk valamit, amit aztán később – esetleg már szóban – egyáltalán nem lesz könnyű tisztázni.
A középiskolák többségében tanítják a hivatali levelezést, többek között azt, hogy miként szólítjuk meg a címzettet, milyen kellékeket alkalmazunk az üzenetünk kódolására, hogyan fogalmazzuk meg a mondandókat, miként tagoljuk a szöveget.
A tankönyvek sokszor még a kézbe vehető, postán küldött levelek alaki és tartalmi elvárásait foglalják össze, pedig mindennapjaink kommunikációját már az e-mailek, az üzenetküldő felületek, kisebb részben az sms-ek támogatják. (Elterjedőben vannak a hangüzenetek és már videós üzenetek is felbukkannak a közlésben.)
Lassan leszokunk a telefonálásról, könnyebb e-mailt írni, és talán azért is részesítjük előnyben az utóbbi lehetőséget, mert azt akkor olvassa el a címzettje, amikor van rá ideje, míg a telefonálással lehet, hogy megzavarunk egy fontos beszélgetést, esetleg egy üzleti tárgyalást.
Nem mindegy azonban, hogy mit és hogyan üzenünk a címzettnek, és ez ugyanúgy érvényes a magán-, és a céges levelezésre.
A hivatali kommunikációnál érdemes szem előtt tartani, hogy általában a munkavállalók munkájának csak egy részét teszi ki a levelezés, ezért, hogy időt spóroljunk, amennyire csak lehet, fogalmazzunk röviden, ugyanakkor érthetően.
Ne "intimpistáakodjunk", legyünk inkább tárgyilagosak
A túlságosan illemtudó hangnem, mint pl. a „tessék szíves válaszolni” vagy a „ne tessék haragudni” ma már zavaró, a „várom (szíves) válaszát” vagy a „köszönöm megértését” egyszerűbb, az előbbieknél jobban kifejezi a közlő szándékát.
A megértést segítik az egyszerű, rövid mondatok, ha ismeretlennek írunk, még mindig a magázó megszólítást használjuk, és legyünk tárgyilagosak, még ha valamilyen sérelem miatt is ragadunk billentyűzetet.
A hivatali levelezésben lehetőleg kerüljük a csupa nagybetű használatát, mint ahogy a sok felkiáltó-, és kérdőjelet, amelyek szinte kiugranak a képernyőből. A hivatali levelezésben nem használunk hangulatjeleket, de a céges e-mailekben gyakran feltűnnek ezek az érzéseket kifejező rajzocskák.
Küldés előtt minden esetben olvassuk el a levelünket, hiszen ilyenkor vehetjük észre az elírásokat, a helyesírási hibákat, az egyeztetési pontatlanságokat, amelyek akár hiteltelenné is tehetik az üzenetünket.
Szóban vitatkozzunk, ne írásban
Előfordulhat, hogy valamiben nem értünk egyet a levelezőpartnerünkkel, viszont érdemes végiggondolni, hogy írásban akarjuk-e megvitatni a félreértést. Ilyenkor ugyanis hiányzik a közlő hanglejtése, a mimikája, a testbeszéd, amelyek mind megkönnyítik az üzenet dekódolását, befogadását.
Ahhoz, hogy teljes mértékben megértsük a másik mondandóját, jobb, ha személyesen, esetleg videóhívásban vagy telefonon beszéljük meg a vitatott témát. Akár úgy is kezdhetjük a beszélgetést, hogy „jól értem, hogy ezt és ezt gondolod…?”, így lehet, hogy már rövid időn belül kiderül, hol csúszott el a kommunikáció.
Aztán a visszacsatoló e-mailben már valószínűleg ez lesz többségben: ?, és nem ez: ☹.
